Ausfallsicherheit und Produktivität als Triebfeder für den Arbeitsplatz der Zukunft
Das Home Office erweist sich in Krisenzeiten für viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer als die beste Lösung, um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten. Doch wenn auf einmal fast sämtliche Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten sollen, sorgt das nicht nur für organisatorische, sondern auch für technische Herausforderungen.
Business Continuity – also das Aufrechterhalten des Geschäftsbetriebs – benötigt zum einen die gewohnte Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter. Zum anderen sind flexible und zudem sichere Netzwerkinfrastrukturen gefragt, um diese Anforderungen auch für passend für die jeweiligen Workloads erfüllen zu können.
Einführung eines Digital Workplace
Viele Unternehmen haben bereits individuelle Elemente des Digital Workplace eingeführt. Doch in vielen Fälle hapert es an einem ganzheitlichen, integrierten Ansatz für den Arbeitsplatz der Zukunft. Generell gilt der Einsatz intelligenter Technologien als ein wichtiger Faktor, stellt er doch sicher, dass sich Routineaufgaben automatisieren lassen und es den Mitarbeitern ermöglicht wird, ihr Potenzial voll auszuschöpfen.
Dazu kommen beispielsweise intelligente digitale Assistenten zum Einsatz und zudem wird vielmals in irgendeiner Form Künstliche Intelligenz für die Steuerung von Abläufen verwendet. Weitere Techniken sind Cloud-basierte Plattformen, mobile Sicherheitssoftware sowie der mobile Zugriff auf Tools.
Standort- und Plattformunabhängigkeit
Rein technisch gesehen (und auf den Arbeitsplatz aus Sicht der Arbeitenden bezogen) gehören zum digitalen Arbeitsplatz vor allem die Standort- und Plattformunabhängigkeit, damit die Mitarbeiter von überall aus und mit einem Gerät ihrer Wahl arbeiten können. Natürlich sollten dabei firmenspezifische Vorgaben wie eine vorgegebene Auswahl an Gerätetypen und zugelassene Herstellern Berücksichtigung finden.
Außerdem gilt es zu gewährleisten, dass der Zugriff auf Firmendaten und -anwendungen zu jeder Zeit sicher ist. Das muss sowohl für Unternehmensinterne, als auch mobile, externe Zugriffe die Grundvoraussetzungen für einen digitalen Arbeitsplatz darstellen.
Arbeitsabläufe anpassen
Doch die Technik ist nur ein Teil der Herausforderung, es geht auch um die Gestaltung der Arbeit an sich – und da gehört die Belegschaft und die Arbeitsabläufe mit auf die Rechnung. Die Neugestaltung der Büroräume erweist sich bei vielen als integraler Bestandteil ihrer Future-of-Work-Strategie. Des Weiteren sollen flexible Arbeitsmodelle die Zufriedenheit der Arbeitnehmer steigern. Außerdem nutzen vielen Organisationen Trainingsprogramme, um die digitalen Qualifikationen ihrer Belegschaft auf den künftig geforderten Stand zu bringen.
Der Löwenanteil der Arbeit bei der Transformation des Arbeitsplatzes geht in die Vernetzung der Geschäftsanwendungen, die Digitalisierung der Geschäftsprozesse und die Bereitstellung neuer digitaler Plattformen für die Zusammenarbeit und Kommunikation. Möglich werden dadurch zum einen die Automatisierung der Geschäftsprozesse, zum anderen der barrierefreie Zugriff auf alle Informationen, die für eine bestimmte Aufgabe oder Projekt für die Mitarbeiter relevant sind.
Vorteile fürs Business
Das macht Geschäftsprozesse schneller (weil automatisierbar) und die Belegschaft produktiver, vor allem wenn auch ihre Kommunikation dabei offener und direkter wird. Endlos lange E-Mail-Wechsel mit nahezu unzähligen Beteiligten erweisen sich in diesem Kontext als ineffizient.
Collaboration Tools hingegen, die Kommunikation und Projektdaten an einer Stelle aggregieren, synchronisieren und für alle zugänglich bereithalten, sind weitaus besser geeignet. Wenn darüber auch eine direktere Kommunikation über Chat oder Video möglich ist: umso besser.
Die Frage nach den Kosten
Wer in Sachen Digital Workplace aktiv ist, der sollte sich bewusst sein, dass die Einführung mit Kosten verbunden ist. Doch wenn es um das Umsetzen von Business Continuity und um das Wohl und Wehe eines Unternehmens geht, dürften Kosten generell kein „Show Stopper“ sein. Als Vorteile erweist sich der Schwenk vieler Hersteller, die ihre Lösungen in einem „Pay as You Grow“- oder einem Abo-Modell berechnen: Die Ausgaben verschieben sich aus dem Investitions- in das „Operations-Budget“.
Generationenkonflikt vorprogrammiert
Ein schwieriger Teil des Umzugs in neue Arbeitswelten liegt wohl beim Personal: Hier schlägt der Generationenkonflikt zu. Die Belegschaften in Deutschland setzen sich laut einer aktuellen IDC-Umfrage aus
40 Prozent Generation X (geboren 1965-1980),
33 Prozent Generation Y (geboren 1980-2000) und
4 Prozent Generation Z (geboren nach 2000) zusammen.
IDC stellte in seiner Studie bei 29 Prozent der Befragten „intergenerationale Konflikte“ fest, die sich negativ auf die Akzeptanz des Digital Workplace auswirken. Die Autoren empfehlen Unternehmen, sich mit den Ursachen für solche Probleme zu beschäftigen – etwa Angst vor dem Unbekannten oder Angst um den eigenen Job – und diese gezielt anzugehen.